Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth: Atodiad E – Protocol Cyfathrebu

20. Egwyddorion arweiniol ar gyfer cyfathrebu

Bydd yr ASB ac FSS yn sicrhau bod defnyddwyr a rhanddeiliaid, gan gynnwys y cyfryngau, ledled y DU yn cael gwybodaeth gyson sydd wedi’i seilio ar dystiolaeth ac sy’n ffeithiol gywir trwy eu strategaethau a’u sianeli cyfathrebu unigol, yn eu gwledydd cyfrifoldeb unigol.

Bydd y timau cyfathrebu yn y ddau sefydliad yn cydweithio’n agos i gyflwyno’r wybodaeth hon, gan gydweithredu lle bo’n briodol er mwyn gallu cyrraedd cynulleidfaoedd yn y ffordd fwyaf effeithiol. Yn benodol, byddwn yn sicrhau bod pob sefydliad yn gweithio mewn modd amserol gyda’i gilydd, gan sicrhau bod adnoddau a deunyddiau’n gwbl weladwy cyn gynted ag y bo modd. 

Pan fydd gwahaniaeth mewn polisi, strategaeth neu ddull sefydliadol, bydd timau cyfathrebu’r ASB ac FSS yn cydweithio i sicrhau bod y gwahaniaethau’n cael eu deall a’u mynegi’n glir, a bod yr effaith bosib ar y sefydliad arall yn cael ei hystyried wrth drin cyfathrebiadau. 

Bydd yr ASB ac FSS yn parchu awdurdodaeth y ddau sefydliad wrth ddatblygu a chyflawni blaenoriaethau cyfathrebu sy’n cefnogi amcanion unigol y ddau sefydliad. Bydd hyn yn cynnwys ystyried prynu cyfryngau, brandio, cysylltiadau â’r cyfryngau ac ymchwil (fel yr ymhelaethir arnynt isod). 

Wrth gyfathrebu â’i gilydd, bydd yr ASB ac FSS yn agored, yn dryloyw, yn gymwynasgar, yn gydweithredol, yn amserol ac yn rhagweithiol wrth rybuddio ei gilydd am faterion cyfathrebu a allai effeithio ar eu sefydliadau.  Bydd y timau cyfathrebu yn cyfarfod yn rheolaidd ac yn aml a bydd Cyfarwyddwr Cyfathrebu (yr ASB) a Phennaeth Cyfathrebu a Marchnata (FSS) hefyd yn trafod materion perthnasol yn barhaus.

Yn yr holl gyfathrebiadau, bydd y ddau sefydliad yn cadw mewn cof bod dau gorff rheoleiddio bwyd yn y DU a byddant yn sicrhau bod hyn yn glir i’r cyhoedd a rhanddeiliaid. 

Bydd yr ASB ac FSS yn sicrhau bod y ddau sefydliad yn rhan o’r gwaith o ddatblygu unrhyw gyfathrebu cydgysylltiedig gofynnol o’r cychwyn cyntaf.

21. Y cyfryngau a chyfathrebu

Bydd yr ASB ac FSS yn cydweithio ar gyfathrebiadau, yn enwedig trwy gynnwys ei gilydd wrth ddatblygu deunydd a gynlluniwyd ar gyfer y wasg (fel datganiadau), a chynnwys digidol, straeon gwe a chyfryngau cymdeithasol, lle mae buddiant cyffredin i’r ddau sefydliad a’r cyhoedd a wasanaethir ganddynt. 

Lle mae dull pedair gwlad o ymdrin â chyfryngau/cyfathrebu, bydd yr ASB ac FSS yn gweithio gyda’i gilydd i ddatblygu unrhyw adnoddau cyfathrebu ac yn eu rhannu’n fewnol â thimau Cyfathrebu priodol cyn eu hanfon at uwch reolwyr i gael mewnbwn a chymeradwyaeth.

Bydd yr ASB ac FSS yn sicrhau bod y corff arall yn cael: 

• drafftiau o unrhyw gyhoeddiadau arfaethedig sydd â goblygiadau penodol i’r naill sefydliad neu’r llall o flaen llaw, pryd bynnag y bo hynny’n bosib  
• drafftiau o unrhyw gyhoeddiadau, gan gynnwys datganiadau i’r wasg a straeon gwe sydd â goblygiadau penodol i’r naill gorff neu’r llall, gyda chymaint o rybudd ag sy’n ymarferol, cyn iddynt gael eu rhyddhau i’r cyfryngau
• hysbysiad cynnar o unrhyw ymgysylltiad â’r wasg a allai effeithio ar y sefydliad arall, neu y gallai’r sefydliad arall ei drin yn well, er mwyn caniatáu cymaint o amser â phosib i baratoi.

Bydd yr ASB ac FSS yn parchu cyfrinachedd unrhyw ddogfennau a rennir cyn cyhoeddi ac ni fyddant yn achosi i gynnwys y dogfennau hynny fod yn hysbys i’r cyhoedd cyn y dyddiad cyhoeddi cynlluniedig. 

Bydd yr ASB ac FSS yn ceisio cynhyrchu cyfathrebiadau cyson, ond os bydd yr angen yn codi, mae’r ddau gorff yn cadw’r hawl i deilwra negeseuon i’w defnyddio yn yr Alban gan FSS ac yng ngweddill y DU gan yr ASB, gan roi ystyriaeth briodol i effaith bosib negeseuon gwahanol ar ei gilydd a’r cyhoedd.

Bydd yr ASB yn cyhoeddi cyfathrebiadau i’r cyfryngau yng Nghymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon, gan gynnwys cyfryngau newyddion cenedlaethol. Mewn achosion lle mae mater cyfathrebu o ddiddordeb ledled y DU ond yn cael ei gynhyrchu yn yr Alban ac mae Safonau Bwyd yr Alban yn awdurdod arweiniol ar ei gyfer, bydd FSS yn cyhoeddi cyfathrebiadau i gyfryngau’r Alban a chyfryngau newyddion cenedlaethol i sicrhau bod y cyhoedd yn yr Alban yn llwyr ymwybodol o faterion a chyngor sy’n benodol i’r Alban. Mae’r ASB ac FSS yn ymrwymo i beidio â chyhoeddi cyfathrebiadau i’r un cyfryngau newyddion ar yr un materion. Yn yr achosion hyn, bydd yr ASB ac FSS yn rhannu negeseuon allweddol, llinellau ymatebol a chwestiynau ac atebion â’i gilydd i sicrhau negeseuon cyson. Mae’r ASB ac FSS yn cadw’r hawl i ddefnyddio eu llefaryddion eu hunain ar gyfer eu cyfryngau eu hunain, ond byddant yn sicrhau eu bod yn cael eu briffio yn unol â’r cynllun cyfathrebu cytunedig. 

22. Ymgyrchoedd marchnata a phrynu cyfryngau

Bydd yr ASB ac FSS yn cynghori ei gilydd ar gam cynllunio cynnar ynglŷn â datblygu ymgyrchoedd marchnata perthnasol yn eu hardaloedd daearyddol unigol. Bydd y ddau sefydliad yn cael cyfle i drafod cynnal yr ymgyrchoedd hynny ar sail achosion unigol yn eu hardaloedd eu hunain os bydd amcanion a rennir, fel y bo’n briodol. Bydd unrhyw gyfraniad ariannol at ddatblygu a chynnal ymgyrch ar y cyd yn cael ei gytuno o’r cychwyn. Bydd y sefydliad arweiniol yn rhoi gwybod i’r corff arall am ddatblygiad ac yn caniatáu iddo weld deunyddiau, ond, yn y pen draw, bydd yn cadw rheolaeth dros yr allbwn creadigol a’r strategaeth ni waeth am unrhyw gyfraniad ariannol gan y corff arall. 

Os cytunir y bydd yr ASB ac FSS yn cynnal yr un ymgyrch, mae’n rhaid i’r holl ddeunyddiau sy’n gysylltiedig â’r ymgyrch, p’un a ydynt yn rhai ffisegol neu ar-lein, gael eu brandio ar y cyd a/neu ddangos brand FSS yn yr Alban a brand yr ASB yng ngweddill y DU, fel y cytunir ar y pryd. 

Wrth gynllunio a phrynu cyfryngau ar gyfer ymgyrchoedd, dylid osgoi croesi i mewn i ardal ddaearyddol y sefydliad arall, a dylid briffio asiantaethau’r cyfryngau ar y gofyniad hwn fel mater o drefn. Pan na ellir osgoi croesi, er enghraifft trwy sianeli cyfryngau cymdeithasol a rhai sianeli teledu digidol, mae’n rhaid i’r sefydliad sy’n prynu’r cyfryngau roi gwybod i’r corff arall cyn gynted â phosib. Mae hyn yn ymestyn i weithgarwch marchnata partneriaethau, lle, er enghraifft, y gallai sefydliadau a chyrff sy’n gweithredu ar draws y DU ddefnyddio deunyddiau yn ardal y sefydliad arall.

23. Cyfryngau cymdeithasol a rhybuddion

Mae’r ASB ac FSS yn cynnal sianeli cyfryngau cymdeithasol ar wahân, ond pan fydd sail resymegol dros weithgarwch cyfryngau cymdeithasol ar y cyd, dylai hyn gael ei drafod a’i gytuno cyn gynted ag y bo’n ymarferol. 

Bydd Rhybuddion Alergedd a Bwyd yn cael eu cyhoeddi gan y ddau sefydliad, yn unol â’r protocolau a amlinellir yn Atodiad A: ‘Protocol Ymdrin â Digwyddiadau’. Dylid cytuno ar dempledi a dulliau ar gyfer y rhain yn rhan o’r prosiect Effeithiolrwydd Galw Cynnyrch yn Ôl i sicrhau cyfathrebu cyson ledled y DU ac i osgoi drysu’r cyhoedd.

Bydd FSS yn defnyddio Rhyngwynebau Rhaglennu Cymwysiadau (APIs) yr ASB ar gyfer Rhybuddion Alergedd a Bwyd sy’n ymwneud â digwyddiadau a arweinir gan yr ASB lle y ceir dosbarthiad i’r Alban.

24. Brandio a chyhoeddiadau

Pan fwriedir i gyhoeddiadau, adroddiadau a deunyddiau cyfathrebu eraill gael eu datblygu ar y cyd, mae’n rhaid ystyried brandio deuol ar gam cynnar, gan gynnwys ‘golwg a theimlad’ cyffredinol a’r defnydd o liwiau a ffontiau’r brand ac ati, yn ogystal â defnyddio logos y ddau sefydliad. Bydd hyn yn sicrhau bod modd gwahaniaethu rhwng cyhoeddiadau ar y cyd yn glir fel rhai gan yr ASB ac FSS, gan gadw at ganllawiau brand y ddau sefydliad cyn belled ag y bo’n ymarferol. Dylai templedi ar gyfer achosion o’r fath gael eu datblygu a’u cymeradwyo gan y ddau sefydliad i sicrhau ymagwedd gyson.

Mewn achosion o’r fath, bydd unrhyw gostau a rennir a’r rhaniad canrannol rhwng y ddau sefydliad yn cael eu cytuno ar ddechrau prosiect. 

25. Cyfathrebu â rhanddeiliaid

Bydd yr ASB ac FSS yn cyfathrebu â rhanddeiliaid o fewn eu hawdurdodaeth ynglŷn â materion sydd o ddiddordeb ar y cyd ac ar wahân. Pan fydd un sefydliad yn cyfathrebu â chyrff sy’n gweithredu ledled y DU, dylai roi gwybod i’r llall o flaen llaw a rhannu allbynnau’r cyfarfod/y drafodaeth.

26. Digidol a gwefannau

Bydd y naill sefydliad yn caniatáu i’r llall gysylltu â thudalennau ac adrannau ar eu gwefannau ei gilydd. 

Y sefydliad sy’n datblygu’r adnoddau digidol, fel adnoddau rhyngweithiol, adnoddau addysg ac offer hyfforddi, fydd yn parhau i berchen arnynt. Fodd bynnag, dylid ystyried rhannu ac ail-frandio’r adnoddau hynny i’w defnyddio gan y sefydliad arall fesul achos, gan gytuno ar gyfraniad ariannol fel y bo’n briodol i wrthbwyso costau datblygu ac adnoddau. 

Dylai prosiectau digidol ar y cyd gael eu hystyried ar gam cynllunio cynnar pan fydd hynny o fudd i ddefnyddwyr ledled y DU. Yn gyffredinol, y sefydliad sy’n cynnig y gweithgarwch fydd y sefydliad arweiniol a bydd yn cadw rheolaeth dros y broses a’r allbynnau, gyda mewnbwn gan y sefydliad arall i sicrhau bod y rhain yn dderbyniol ac yn fuddiol i’r ddau. Trafodir a chytunir ar hyn o’r cychwyn. 

Dylai bod modd chwilio am ddata’r Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd (CSHB) a’r Cynllun Gwybodaeth am Hylendid Bwyd (FHIS) ar wefannau FSS a’r ASB. 

27.  Cyfathrebu am ddigwyddiadau

Mae manylion protocolau cyfathrebu penodol sy’n ymwneud â rheoli digwyddiadau wedi’u cynnwys yn y ‘Protocol Ymdrin â Digwyddiadau’ yn Atodiad A. 

28. Cyfathrebu am risgiau 

Mae manylion protocolau cyfathrebu risg penodol sy’n ymwneud â’r broses dadansoddi risgiau wedi’u cynnwys yn y ‘Protocol Dadansoddi Risgiau’ yn Atodiad G.