Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth: Atodiad A – Protocol Ymdrin â Digwyddiadau

1. Diben a chwmpas

Mae’r ASB ac FSS yn ymrwymo i sicrhau’r mesurau diogelwch gorau y gellir eu cyflawni i ddefnyddwyr, ar draws cwmpas daearyddol llawn y DU, rhag unrhyw ddigwyddiad bwyd neu fwyd anifeiliaid. Cyflawnir hyn trwy brotocolau cytunedig ar gyfer rheoli digwyddiadau o’r fath.

Mae’r protocol hwn yn rhoi arweiniad ar rolau a chyfrifoldebau unigol yr ASB ac FSS o ran: 

• Rheoli digwyddiadau sy’n cael effaith wirioneddol neu bosib o fewn awdurdodaeth yr ASB ac FSS.
• Datblygu a diweddaru Cynlluniau Rheoli Digwyddiadau manwl. At ddibenion y ddogfen hon, mae Cynllun Rheoli Digwyddiadau’n cyfeirio at bob Cynllun Rheoli Digwyddiadau a Fframwaith
• Rheoli Digwyddiadau a ddefnyddir gan yr ASB ac FSS. Mae Cynllun Rheoli Digwyddiadau’r ASB yn amlinellu ei phrosesau cyfathrebu, ac mae gan FSS Gynllun Cyfathrebu Digwyddiadau ar wahân.
• Cynnal perthnasoedd a gwydnwch cyfunol.
• Rhannu gwybodaeth sy’n ymwneud â digwyddiadau parhaus, canfod signalau, a’r holl wybodaeth arall sy’n ymwneud ag atal, canfod, rheoli ac adfer digwyddiadau’n effeithiol gyda chytundebau rhannu gwybodaeth a data ar waith.

2. Egwyddorion cyffredinol

Gallai digwyddiadau effeithio ar unrhyw wlad unigol yn y DU neu unrhyw gyfuniad o ddwy neu fwy. At ddibenion y protocol hwn, dwy awdurdodaeth yn unig a ystyrir: awdurdodaeth yr ASB (sy’n cynnwys Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon) ac awdurdodaeth FSS (sy’n cynnwys yr Alban). 

Felly, bydd cwmpas unrhyw ddigwyddiad unigol yn cael ei ddosbarthu’n ddigwyddiad yr ASB, digwyddiad FSS neu ddigwyddiad y DU gyfan. Mae digwyddiadau’r DU gyfan yn cynnwys y rhai hynny a allai effeithio ar yr ASB ac FSS, yn ogystal ag unrhyw ddigwyddiad a allai gael effaith y tu hwnt i’r DU, neu unrhyw ddigwyddiad sy’n cynnwys perygl radiolegol. 

Bydd yr ASB yn arwain ar ddigwyddiadau radiolegol, a’r ASB hefyd fydd yn gyfrifol am ddarparu arbenigedd technegol a pholisi i gefnogi’r ymateb, gan gynnwys darparu cyngor ar asesiadau risg. Lle bo’n briodol yn yr Alban, bydd FSS yr arwain ar y fath ddigwyddiadau, a bydd yr ASB yn parhau i ddarparu arbenigedd technegol a chyngor ar asesiadau risg yn ôl y gofyn.

Bydd yr ASB ac FSS yn cynnal a rhannu Cynlluniau Rheoli Digwyddiadau a Chynlluniau Cyfathrebu Digwyddiadau cydnaws. 

Bydd y naill sefydliad yn ymgynghori â’r llall cyn gwneud unrhyw newid i’w Gynlluniau Rheoli Digwyddiadau unigol neu ddulliau cyfathrebu/Cynlluniau Cyfathrebu Digwyddiadau.

Bydd yr ASB ac FSS yn cynnal eu gwydnwch ei gilydd a’r gallu i gynorthwyo ei gilydd trwy:

• Gyswllt parhaus rhwng swyddogion mewn ffordd sy’n cynnal cyd-ddealltwriaeth. Cyflawnir hyn gan ddefnyddio Fframwaith Cyffredin y pedair gwlad ar gyfer Diogelwch a Hylendid Bwyd a Bwyd Anifeiliaid, fel yr amlinellir yn adran 4.
• Adolygiadau o ddigwyddiadau dethol gyda’r bwriad o wella gweithdrefnau.
• Cymryd rhan a chydweithio mewn ymarferion argyfwng y DU, gan gynnwys ymarferion radiolegol, a gynhelir ar ran adrannau eraill o’r llywodraeth, gan gynnwys y Weinyddiaeth Amddiffyn a’r Adran Busnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol. 
• Rhannu gwybodaeth ac adnoddau wrth ymateb i ofynion sy’n newid, fel y bo’n ofynnol, gan gynnwys swyddogaethau Derbyn a Rheoli’r ASB.
• Rhannu hyfforddiant lle y bo’n berthnasol a sicrhau bod Gweithdrefnau Gweithredu Safonol yn gydnaws.

3. Darpariaethau penodol

Bydd Cynlluniau Rheoli Digwyddiadau’r ASB ac FSS yn cynnwys:

• Diffiniadau o ddigwyddiadau
• Rhybuddio, gweithredu, uwchgyfeirio a chau
• Gweithdrefnau ar gyfer rheoli digwyddiadau, gan gynnwys asesu risgiau a chyfathrebu mewnol ac allanol. Yn FSS, cyfeirir at y protocolau cyfathrebu mewnol ac allanol penodol yn y Cynllun Cyfathrebu Digwyddiadau ar wahân

4. Cyfrifoldebau rhwng yr ASB ac FSS o ran rheoli digwyddiadau

Bydd yr ASB yn cymryd yr awenau ar gyfer digwyddiadau sy’n dechrau yng Nghymru, Lloegr neu Ogledd Iwerddon. Os bydd digwyddiad yn cael ei arwain gan yr ASB i ddechrau a’i fod yn gwaethygu gan gynnwys yr Alban yn ddiweddarach (h.y. mae’n dod yn ddigwyddiad DU gyfan), bydd yr ASB yn parhau i fod wrth y llyw ar gyfer y digwyddiad, oni chytunir ar y cyd ei bod yn fwy priodol i FSS gymryd yr awenau (er enghraifft, pan ganfyddir bod y Gweithredwr Busnes Bwyd sy’n gysylltiedig wedi’i leoli yn yr Alban). Bydd FSS yn cymryd yr awenau ar gyfer digwyddiadau sy’n dechrau yn yr Alban. 

Os bydd digwyddiad yn dechrau yn yr Alban neu’n cael ei arwain gan FSS i ddechrau a’i fod yn gwaethygu gan droi’n ddigwyddiad DU gyfan, bydd FSS yn parhau i fod wrth y llyw ar gyfer y digwyddiad, oni chytunir ar y cyd ei bod yn fwy priodol i’r ASB gymryd yr awenau (er enghraifft, pan ganfyddir bod y Gweithredwr Busnes Bwyd sy’n gysylltiedig wedi’i leoli yn yng Nghymru). 

Wrth arwain digwyddiadau ledled y DU, mae’r ASB ac FSS yn cytuno i gynnwys y sefydliadau priodol ym mhob trafodaeth ymateb, penderfyniad a chyfathrebiad o’r cychwyn cyntaf.

Bydd gwybodaeth am ddigwyddiadau mewn gwledydd yn cael ei rhannu’n rheolaidd. Pan ystyrir bod digwyddiad yn ddigwyddiad DU gyfan, dylid hysbysu holl swyddogion perthnasol yr ASB ac FSS yn ddi-oed. 

5. Cyfathrebu a rheoli gwybodaeth

Fel yr amlinellir yn y ‘Protocol Rhannu Data’ (Atodiad B), mae’r ASB ac FSS yn cytuno bod rhaid i’r holl drefniadau rhannu gwybodaeth gydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (Rheoliad (UE) 2016/679), Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Hawliau Dynol 1998. Bydd y ddau gorff yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn cydymffurfio’n unigol â holl erthyglau ac egwyddorion y ddeddfwriaeth uchod bob amser. Amlinellir y telerau ar gyfer cyflawni hyn mewn cytundeb rhannu gwybodaeth ar wahân ynglŷn â digwyddiadau a throseddau bwyd.

Bydd yr ASB ac FSS yn cyfathrebu unrhyw wybodaeth sy’n ofynnol cyn gynted â phosib i sicrhau bod y ddau sefydliad yn gallu cyflawni eu cyfrifoldebau unigol mewn perthynas â rheoli digwyddiadau’r DU gyfan, digwyddiadau’r ASB yn unig neu ddigwyddiadau FSS yn unig. Efallai na fydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am ddigwyddiadau yn unig; fe allai gynnwys allbynnau hefyd o swyddogaethau Derbyn a Rheoli’r ASB neu wybodaeth yn ymwneud â throseddau bwyd.

Bydd y ddau sefydliad yn rhannu siartiau sefydliadol a manylion cyswllt staff cyfredol, gan gynnwys cysylltiadau ar gyfer cymorth y tu allan i oriau. 

Bydd y ddau sefydliad hefyd yn rhannu cyfeirnodau unigryw, croesgyfeiriedig yr ASB neu FSS ar gyfer pob digwyddiad, lle y bo’n berthnasol. 

Bydd yr ASB ac FSS yn gweithio o dan broses pedair gwlad i lunio, rhoi a chyhoeddi rhybuddion bwyd fel y bo’n briodol i awdurdodaeth y naill sefydliad a’r llall. Bydd yr ASB ac FSS hefyd yn rhannu rhybuddion bwyd perthnasol ac yn ymgynghori ar unrhyw feysydd eraill yn ymwneud ag adrodd ar ddigwyddiadau ac unrhyw wybodaeth am berfformiad mewn perthynas â rheoli digwyddiadau.

Bydd yr ASB ac FSS yn rhoi digon o rybudd i’w gilydd cyn unrhyw gyfathrebu cynlluniedig â gweinidogion, awdurdodau lleol, y cyhoedd neu’r diwydiant ehangach ynglŷn â digwyddiad, a hynny i sicrhau y gellir mynd ati ar y cyd i lunio cyfathrebiadau cydlynol. 

Bydd yr ASB ac FSS yn gyfrifol yn annibynnol am sicrhau bod cyfeiriadau e-bost a roddir gan bob corff i’r llall at ddibenion cyfathrebu rhyngasiantaethol yn ddigon diogel at y diben hwnnw. 

Bydd y ddau sefydliad yn gyfrifol yn annibynnol am storio a chadw cofnodion am ddigwyddiadau y mae’r ddau sefydliad yn ymwneud â nhw.

Bydd yr ASB ac FSS yn sicrhau darpariaethau ar gyfer fforwm cydweithredol diogel i rannu gwybodaeth benodol drwy gydol unrhyw ddigwyddiad (er enghraifft, adroddiadau ar sefyllfa digwyddiad, rhestrau dosbarthu, datganiadau i’r wasg ac ati), fel y bo angen. Dylai rheolwyr digwyddiadau bennu graddau, natur a fformat y fath drefniadau rhannu gwybodaeth ar sail achosion unigol, yn ôl natur y digwyddiad.

Bydd y darpariaethau hyn yn cynnwys sicrhau bod yr ASB ac FSS yn gallu cael mynediad at systemau gwybodaeth perthnasol, trwy lwyfan a rennir.

6. Cydweithio rhwng y pedair gwlad

Bydd yr ASB ac FSS yn parhau i weithio ar lefel pedair gwlad, gyda chyfarfodydd ffurfiol bob chwarter a fynychir gan arweinwyr y Tîm Digwyddiadau a Gwydnwch. Bydd y cyfarfodydd hyn yn cael eu cynnal yn unol â’r Cylch Gorchwyl ar gyfer Cyfarfodydd Strategaeth Arweinwyr Tîm y Pedair Gwlad, sy’n cynnwys canlyniadau tactegol a strategol canfod, rheoli, adfer, atal a lleihau gwahaniaethau. 

Cynhelir cyfarfodydd gweithredol pellach yn wythnosol. Cynhelir cyfarfodydd ychwanegol fel y bo angen, yn unol â Chynlluniau Rheoli Digwyddiadau’r ASB ac FSS.

Dylai’r ASB ac FSS drefnu cyfarfodydd cyswllt a chydweithio mewn ymarferion digwyddiadau fel y bo angen. Cynhelir y rhain yn unol â’r gofynion a amlinellir yn yr adrannau ‘Ymgysylltu a Chyswllt’ a ‘Thrin Digwyddiadau a Gwydnwch’. Bydd cyfarfodydd rheolaidd yn sicrhau bod swyddogion sy’n ymdrin â digwyddiadau yn gyfarwydd â’r trefniadau sefydliadol perthnasol ac yn gwybod pwy yw eu cymheiriaid.

Mae’r dull pedair gwlad yn cydnabod goblygiadau’r ‘Protocol Iwerddon/Gogledd Iwerddon’. Mae’r ASB ac FSS yn cytuno i gydweithio er mwyn sicrhau nad yw effeithiau’r protocol a’r newidiadau rheoleiddiol cysylltiedig yn peryglu diogelwch a hyder defnyddwyr.

Mae’r egwyddorion cyffredinol ar gyfer cydweithio rhwng yr ASB ac FSS ar ymgysylltu rhyngwladol wedi’u hamlinellu yn y ‘Protocol Rhyngwladol’ (Atodiad D).

Bydd yr ASB ac FSS yn cydweithio wrth fynd ati i gynllunio ar gyfer ymgysylltu â rhanddeiliaid rhyngwladol ynglŷn ag atal digwyddiadau, eu canfod, ymateb iddynt ac adfer ohonynt. Mae’r gwaith ymgysylltu hwn yn cynnwys negodi Memoranda Cyd-ddealltwriaeth rhyngwladol, pan fo’n berthnasol, ac ymgysylltu â’r Rhwydwaith Awdurdodau Diogelwch Bwyd Rhyngwladol (INFOSAN). Bydd yr ASB ac FSS yn ystyried materion posib o ran rhannu data rhyngwladol ar y cyd. 

Yr ASB yw’r Pwynt Cyswllt Brys ar gyfer INFOSAN. Bydd FSS yn Bwynt Ffocws ar gyfer INFOSAN. Mae’r ddau sefydliad yn cytuno i ymgymryd â’r cyfrifoldebau sy’n rhan o’r rolau hynny, fel yr amlinellir yng Nghanllaw Aelodau INFOSAN.

Yr ASB fydd pwynt cyswllt y DU ar gyfer System Rhybuddio Cyflym y Comisiwn Ewropeaidd ar gyfer Bwyd a Bwyd Anifeiliaid (RASFF). Bydd yr ASB yn rhoi gwybod i FSS am unrhyw hysbysiad RASFF sy’n berthnasol i’r Alban cyn gynted â phosib. 

Bydd yr ASB ac FSS yn cydweithredu wrth gymryd rhan mewn cyfarfodydd rhyngwladol ynghylch digwyddiadau bwyd. Pan na fydd y naill sefydliad na’r llall yn gallu mynychu cyfarfod o’r fath, mae’r ASB ac FSS yn cytuno i gyfarfod ymlaen llaw i sicrhau bod y ddau barti’n cytuno ar safbwynt y DU. Bydd y ddau sefydliad yn rhoi diweddariadau ar ôl unrhyw gyfarfod rhyngwladol. Bydd y ddau sefydliad yn rhoi diweddariadau i’w gilydd ar unrhyw ymgysylltiad rhyngwladol ad hoc.