Archwiliad o ymateb awdurdodau lleol i faterion brys y tu allan i oriau yng Nghymru

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) yw’r Awdurdod Cymwys Canolog (CCA) sy’n gyfrifol am gyfraith diogelwch a safonau bwyd a bwyd anifeiliaid, ac am sicrhau bod rheolaethau swyddogol sy’n seiliedig ar risg yn cael eu cynnal mewn sefydliadau busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid yng Nghymru, Gogledd Iwerddon a Lloegr. 

Mae rheolaethau swyddogol ar fwyd a bwyd anifeiliaid, sydd â’r nod o wirio cydymffurfiaeth busnesau bwyd, yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd. Maent hefyd yn cyfrannu at ganlyniad strategol yr ASB, sef bod ‘bwyd yn ddiogel ac yn cyd-fynd â’r hyn sydd ar y label’. 

Awdurdodau lleol sy’n gyfrifol am fonitro a gorfodi cydymffurfiaeth busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid o ddydd i ddydd. Mae awdurdodau lleol yn cael eu hariannu i gynnal gwaith bwyd fel rhan o Grant Cynnal Refeniw’r Awdurdodau Lleol.

Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i’r ASB bennu safonau a monitro gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd awdurdodau lleol o dan Adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a Rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009. Mae’n ofynnol i’r ASB fonitro ac archwilio gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid awdurdodau lleol o dan y ddeddfwriaeth hon a Rheoliad Rheolaethau Swyddogol a gymathwyd (UE) 2017/625. Wrth ddatblygu ei threfniadau archwilio, mae’r ASB wedi ystyried canllawiau’r Comisiwn Ewropeaidd ar sut y dylai archwiliadau o’r fath gael eu cynnal.  

Yn ogystal ag asesu’r gwaith o gynnal rheolaethau swyddogol yn erbyn gofynion cyfreithiol a chanllawiau statudol, mae’r broses archwilio hefyd yn rhoi’r cyfle i nodi a lledaenu arferion da ac i ddarparu gwybodaeth i lywio polisi’r ASB ar weithredu a gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid.

Mae rhaglenni archwilio’r ASB yn asesu cydymffurfiaeth awdurdodau lleol â gofynion Rheoliad Rheolaethau Swyddogol (UE) 2017/625 a’r Safon Gorfodi Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid o fewn y Cytundeb Fframwaith ar Reolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd gan Awdurdodau Lleol (Cytundeb Fframwaith). Cynhaliwyd asesiadau hefyd yn erbyn Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021 ynghyd â chanllawiau cysylltiedig a gyhoeddir yn ganolog, gan gynnwys Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021. 

Mae’r adroddiad hwn ar gael ar ffurf copi caled gan Dîm Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio’r ASB, Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru, Llawr 4, Adeilad Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ.

Cyflwyniad

Cefndir

Mae archwilio’r gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid a gynhelir gan awdurdodau lleol yn rhan o drefniadau’r ASB i wella diogelwch a hyder defnyddwyr mewn perthynas â bwyd a bwyd anifeiliaid. Mae ymateb i ddigwyddiadau brys y tu allan i oriau swyddfa arferol yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd a sicrhau diogelwch bwyd a bwyd anifeiliaid mewn modd amserol.

Datblygwyd y rhaglen archwilio hon i asesu sut roedd awdurdodau lleol yn bodloni eu rhwymedigaethau i ymateb i ddigwyddiadau y tu allan i oriau, yn unol â gofynion statudol, ac i roi sicrwydd bod y canllawiau statudol yng Nghymru wedi’u rhoi ar waith yn effeithiol.

Mae Erthygl 5(1)(i) o Reoliad Rheolaethau Swyddogol a gymathwyd (UE) 2017/625 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol fod â chynlluniau wrth gefn a bod yn barod i weithredu’r fath gynlluniau pe bai argyfwng, fel y bo’n briodol.

Mae Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau bwyd sicrhau bod eu gweithdrefn ddogfenedig ar gyfer ymdrin ag argyfyngau a/neu ddigwyddiadau bwyd yn cynnwys trefniadau i ymateb yn effeithiol i ddigwyddiadau o berygl difrifol y bydd yr ASB a ffynonellau eraill yn rhoi gwybod iddynt amdanynt, gan gynnwys y rhai a geir y tu allan i oriau swyddfa arferol.

Dylai awdurdodau lleol roi gweithdrefnau ar waith i sicrhau y gellir cysylltu â swyddogion cyfrifol pe bai argyfwng. Dylai awdurdodau lleol roi gwybod i’r ASB beth yw eu rhif(au) ffôn brys er mwyn sicrhau bod modd cysylltu â swyddogion y tu allan i oriau gwaith. Dylai awdurdodau lleol roi gwybod i’r ASB am unrhyw newidiadau i wybodaeth gyswllt y tu allan i oriau.

Fel rhan o’r gwaith o ddatblygu’r rhaglen archwilio, ymgynghorodd yr ASB â rhanddeiliaid perthnasol a llunio cynllun archwilio sydd i’w weld yn Atodiad A.

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

Roedd yr asesiad yn cynnwys pob un o’r 22 o awdurdodau lleol. Gwnaed ymdrechion i gysylltu â swyddog awdurdodedig addas o bob awdurdod lleol dros y ffôn mewn perthynas â digwyddiad hylendid bwyd difrifol (ymarfer prawf). Ceisiwyd cysylltu gan ddefnyddio’r fersiwn ddiweddaraf o restr gyswllt yr awdurdodau lleol, sy’n cynnwys manylion cyswllt diweddar a roddwyd i’r ASB gan awdurdodau lleol. Ni roddwyd gwybod ymlaen llaw i awdurdodau lleol am yr ymarfer.

Canfyddiadau’r Archwiliad

Rhoddodd pob un o’r 22 awdurdod lleol rifau ffôn cyswllt brys y tu allan i oriau.

Llwyddwyd i gysylltu â swyddog awdurdodedig â chymhwysedd priodol y tu allan i oriau mewn 18 o’r 22 awdurdod lleol, naill ai drwy’r rhif ffôn cyswllt brys y tu allan i oriau neu drwy gyswllt uniongyrchol â swyddog. Gwnaed pob cysylltiad â’r fath swyddogion awdurdodedig o fewn tair awr ar ôl cysylltu â phob awdurdod lleol am y tro cyntaf.

O’r pedwar awdurdod lleol arall, cysylltwyd â’r gwasanaeth priodol mewn dau achos, ond roedd y cyswllt hwn ag uwch-swyddogion yn y gwasanaeth gorfodi bwyd nad oeddent yn meddu ar y cymhwysedd priodol i ymateb i’r senario frys. Yn y ddau achos, cafwyd cyswllt gan swyddogion awdurdodedig â chymhwysedd priodol yn ystod oriau gwaith arferol mewn ymateb i e-bost pellach a anfonwyd at yr awdurdodau lleol. Yn y ddau achos arall, cysylltwyd â staff mewn canolfan alwadau a oedd yn cynrychioli’r awdurdodau lleol, ond nid oedd y naill na’r llall yn gallu rhoi mynediad i’r gwasanaeth priodol na darparu manylion cyswllt ar gyfer y swyddogion perthnasol. Bu ymdrechion i gysylltu â swyddogion perthnasol yn uniongyrchol yn aflwyddiannus. Yn y ddau achos, gwnaeth swyddogion o’r gwasanaeth priodol ymateb i gyswllt e-bost am yr ymarfer prawf pan oedd oriau gwaith swyddfa arferol wedi ailddechrau.

Mewn dau achos lle cysylltwyd â’r gwasanaeth priodol neu’r swyddog awdurdodedig, cyflawnwyd hyn drwy ddefnyddio dull cyswllt heblaw’r rhif y tu allan i oriau a ddarparwyd gan yr awdurdod lleol. Yn yr achosion hyn, nid oedd y rhif ffôn y tu allan i oriau yn llwyddiannus wrth ddarparu’r ymateb gofynnol.

Casgliadau

Dangosodd yr archwiliad y byddai ymateb brys effeithiol i ddigwyddiad difrifol o ran hylendid bwyd ar gael ar draws rhan fawr o Gymru. Fodd bynnag, o ystyried natur y fath ddigwyddiadau, mae’n hanfodol bod ymateb o’r fath ar gael ar draws y wlad gyfan i sicrhau bod modd diogelu iechyd y cyhoedd yn ddigonol.

Ni chafodd awdurdodiadau swyddogion nac asesiadau o’u cymhwysedd eu gwirio fel rhan o’r ymarfer hwn. Dylai awdurdodau lleol adolygu’r dogfennau hyn lle bo’n briodol i sicrhau bod gan swyddogion awdurdodedig y lefel ofynnol o gymhwysedd yn unol â gofynion Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021.

Cyn yr archwiliad, roedd y rhan fwyaf o awdurdodau lleol wedi rhoi rhifau ffôn ychwanegol/diweddaredig i’r ASB. Mae un awdurdod lleol wedi rhoi gwybod i’r ASB ei fod wedi diweddaru’r trefniadau cyswllt mewn ymateb i’r archwiliad.

Dywedodd dau awdurdod lleol eu bod wedi darparu hyfforddiant a chyfarwyddyd ychwanegol i’r rhai sy’n delio â galwadau, ac mae un awdurdod lleol wedi adolygu’r opsiynau cyfeirio sydd ar gael i bobl sy’n ffonio’r rhif y tu allan i oriau. Yn ogystal, mae un awdurdod lleol wedi adolygu’r wybodaeth gyswllt sydd ar gael ar unwaith i uwch-swyddog ac mae un arall wedi datgan y bydd yn diweddaru’r rhifau cyswllt brys sydd gan yr ASB ymhellach.

O’r pedwar awdurdod lleol lle na wnaed cyswllt y tu allan i oriau â swyddog awdurdodedig â chymhwysedd priodol, mae pob un wedi rhoi sicrwydd ychwanegol trwy gynlluniau ar gyfer systemau diwygiedig neu well i hwyluso cyswllt y tu allan i oriau yn y dyfodol.

Yn ystod yr archwiliad, nododd rhai awdurdodau lleol fod y trefniadau ar gyfer ymateb i achosion brys y tu allan i oriau naill ai’n anffurfiol, yn seiliedig ar ewyllys da staff a/neu heb eu gwarantu. Dyma atgoffa awdurdodau lleol bod yn rhaid iddynt sicrhau eu bod yn darparu ymateb effeithiol i argyfyngau bwyd sy’n digwydd y tu allan i oriau gwaith arferol er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith a Chod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021.

Mae absenoldeb ymateb effeithiol cynhwysfawr ar draws yr holl awdurdodau lleol yng Nghymru yn cefnogi cynnal asesiadau archwilio yn y dyfodol i brofi effeithiolrwydd parhaus trefniadau brys ac unrhyw welliannau a wnaed yn dilyn yr archwiliad hwn.

Argymhellion

Wrth archwilio ymateb brys awdurdodau lleol i ddigwyddiad hylendid bwyd, nodwyd yr argymhellion canlynol gennym:

1. Rhaid i bob awdurdod lleol fod â chynlluniau wrth gefn a bod yn barod i weithredu cynlluniau o’r fath pe bai argyfwng. Rhaid iddynt hefyd roi gweithdrefnau ar waith i sicrhau bod modd cysylltu â swyddogion sy’n gyfrifol am weithredu y tu allan i oriau mewn argyfwng.  
   [Erthygl 5(1)(i) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; 
   5.7 Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021]
2. Dylai pob awdurdod lleol roi rhif(au) ffôn brys, enw(au) cyswllt brys a chyfeiriadau e-bost i’r ASB, a rhoi gwybod i’r ASB yn ddiofyn am unrhyw newidiadau i’r manylion hyn cyn gynted ag y bo’n ymarferol. 
   [Erthygl 5(1)(i) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; 
   5.7 Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021]
3. Dylai awdurdodau lleol sicrhau bod y rhai sy’n delio â galwadau y tu allan i’r swyddfa yn cael yr hyfforddiant a’r cyfarwyddyd priodol, a bod ganddynt yr wybodaeth gywir wrth law er mwyn rhoi’r ASB mewn cysylltiad â’r swyddog awdurdodedig priodol. 
   [Erthygl 5(1)(i) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; 
   5.7 Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021]

Archwilwyr y Rhaglen

Craig Sewell
Archwilydd Arweiniol Cymru
E-bost: craig.sewell@food.gov.uk

Sarah Maddox
Pennaeth Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio
E-bost: sarah.maddox@food.gov.uk

Atodiad A: Cynllun archwilio awdurdodau lleol Cymru (Ebrill 2024 – Mawrth 2025)

Cefndir

Rhan allweddol o gylch gwaith yr ASB yn ei rôl fel awdurdod cymwys canolog yw rhoi sicrwydd i randdeiliaid a’r cyhoedd fod awdurdodau cymwys, fel awdurdodau lleol, yn darparu ac yn gweithredu’n gywir unrhyw ddeddfwriaeth, cyngor a chanllawiau a gyhoeddir mewn perthynas â’r gwasanaethau y maent yn eu darparu. Mae’r rhaglen archwilio hon yn darparu elfen allweddol o fframwaith sicrwydd cyffredinol yr ASB.

Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i’r ASB bennu safonau a monitro gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd awdurdodau lleol o dan Adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a Rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009.

Mae Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau bwyd sicrhau bod eu gweithdrefn ddogfenedig ar gyfer ymdrin â digwyddiadau bwyd yn cynnwys ymateb effeithiol i rybuddion bwyd a gyhoeddir gan yr ASB, gan gynnwys trefniadau ar gyfer rhybuddion sy’n dod i law y tu allan i oriau gwaith arferol.

Mae’n ofynnol i awdurdodau lleol roi gweithdrefnau ar waith i sicrhau y gellir cysylltu â swyddogion cyfrifol pe bai argyfwng. Rhaid i awdurdodau lleol roi gwybod i’r ASB am rif(au) ffôn brys er mwyn sicrhau bod modd cysylltu â swyddogion y tu allan i oriau gwaith. Rhaid i awdurdodau lleol roi gwybod i’r ASB am unrhyw newidiadau i wybodaeth gyswllt y tu allan i oriau.

Amcanion y Rhaglen

Prif amcan y rhaglen yw rhoi sicrwydd bod trefniadau awdurdodau lleol ar gyfer ymateb i ddigwyddiadau bwyd y tu allan i oriau gwaith arferol yn effeithiol, yn unol â Chod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru), a hynny er mwyn diogelu iechyd y cyhoedd.

Yn ogystal, bydd y rhaglen yn ceisio:

• nodi unrhyw enghreifftiau o arferion da ac arloesi a’u rhannu ag awdurdodau lleol eraill, er mwyn gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd ymateb i argyfyngau y tu allan i oriau gwaith arferol
• cael dealltwriaeth ehangach o sut mae awdurdodau lleol wedi dehongli gofynion canllawiau’r ASB ac ymateb iddynt
• amlygu unrhyw bryderon sy’n dod i’r amlwg neu broblemau cyffredin sy’n effeithio ar awdurdodau lleol wrth ymateb i argyfyngau
• gwirio’r wybodaeth gyswllt frys y mae awdurdodau lleol wedi’i darparu i’r ASB

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

Bydd yr asesiad yn cynnwys pob un o’r awdurdodau lleol yng Nghymru i asesu’r trefniadau sydd ar waith er mwyn ymateb i ddigwyddiadau bwyd y tu allan i oriau gwaith arferol.

Dull Asesu

Bydd yr archwiliadau’n cynnwys galwad ffôn gyda swyddog awdurdodedig addas o bob awdurdod mewn perthynas â digwyddiad bwyd difrifol. Byddwn yn cysylltu gan ddefnyddio’r fersiwn ddiweddaraf o restr gyswllt yr awdurdodau lleol sy’n cynnwys manylion cyswllt a roddwyd i’r ASB gan awdurdodau lleol.

Amseru

Ni roddir gwybod ymlaen llaw i awdurdodau lleol am yr ymarfer.

Adroddiad Asesu a Chamau Dilynol

Bydd pob awdurdod lleol yn cael adborth unigol ar ganfyddiadau’r prawf y tu allan i oriau a bydd nodyn briffio cryno’n cael ei lunio. Bydd y nodyn briffio’n cynnwys argymhellion i awdurdodau lleol a’r ASB er mwyn gwella’r ymateb i argyfyngau y tu allan i oriau gwaith arferol. Bydd y nodyn briffio hefyd yn amlygu unrhyw themâu cyffredin a phroblemau sy’n dod i’r amlwg, yn ogystal ag unrhyw enghreifftiau o arferion da a nodwyd yn ystod y rhaglen.

Canlyniadau Disgwyliedig

Canlyniadau Uniongyrchol

• Rhoi sicrwydd ynghylch y trefniadau sydd ar waith er mwyn ymateb i ddigwyddiadau bwyd y tu allan i oriau gwaith arferol
• Bydd gwelliannau a chamau a gymerir gan awdurdodau lleol yn cyfrannu at waith gorfodi cyfraith bwyd mwy effeithiol ar lefel leol
• Bydd rhannu arferion da a nodwyd yn ehangach yn cyfrannu at wella ansawdd ac effeithiolrwydd y ffordd y mae awdurdodau lleol yn ymateb i ddigwyddiadau bwyd y tu allan i oriau gwaith arferol
• Bydd canfyddiadau ac argymhellion yn cael eu rhannu â thimau perthnasol yr ASB er mwyn llywio’r gwaith o lunio polisïau
• Bydd yr archwiliadau’n sicrhau bod yr ASB yn cyflawni ei rôl fel Awdurdod Cymwys Canolog

Canlyniadau Strategol

• Bydd yr archwiliadau’n codi proffil y gwasanaeth bwyd o fewn awdurdodau lleol ac yn eu helpu i gynnal/gwella’r modd y maent yn dyrannu adnoddau
• Rhoi sicrwydd cadarn ynghylch y ffordd y mae awdurdodau lleol yn gweithredu gofynion Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (OFFC)
• Partneriaeth gryfach rhwng yr ASB, awdurdodau lleol a rhanddeiliaid allweddol
• Wrth i fusnesau gydymffurfio’n well â hylendid a safonau bwyd, bydd hyn yn cyfrannu at y gwaith o wella iechyd y cyhoedd ac yn lleihau’r tebygolrwydd o afiechydon a gludir gan fwyd, digwyddiadau bwyd a thwyll bwyd
• Cyfrannu at ddulliau rheoli risg strategol yr ASB a chydymffurfiaeth â rhwymedigaethau’r DU o dan ofynion OFFC a Deddf Safonau Bwyd 1999