Cylchlythyr Rheoleiddio Ein Dyfodol – Rhifyn 13

Croeso i rifyn 13 o Gylchlythyr Rheoleiddio Ein Dyfodol. Wrth i ni barhau i weithio tuag at ein huchelgais o greu system reoleiddio hyblyg, ystwyth, addas at y diben, rydym ni’n canolbwyntio ar ddylunio a darparu system a fydd yn helpu awdurdodau lleol i ganolbwyntio eu hadnoddau cyfyngedig a gwerthfawr ar y busnesau hynny sydd eu hangen fwyaf. 

Yn y rhifyn hwn o'r cylchlythyr, rydym ni’n canolbwyntio ar rai o'r prosiectau, sydd ar y gweill ar hyn o bryd, sy'n gwireddu'r weledigaeth hon. Yn y fideo isod, mae Beverley Küster, Pennaeth Cofrestru Manylach, yn disgrifio elfen Cofrestru Busnes Bwyd y rhaglen ac mae Colin Kelly, Rheolwr Iechyd yr Amgylchedd (Masnachol) yng Nghyngor Bwrdeistref Antrim a Newtownabbey yn rhannu ei brofiad o ddefnyddio'r system newydd. Rydym ni hefyd yn rhoi diweddariad ar ein gwaith ar Strategaethau Arolygu Cenedlaethol a sut y gallai'r rhain effeithio ar y Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd cyfredol. 

Gobeithio bydd y cylchlythyr hwn o fudd i chi. Rydym ni bob amser yn awyddus i glywed gennych chi, ac mae croeso i chi gysylltu â ni drwy anfon e-bost at futuredelivery@food.gov.uk 

Maria Jennings 
Cyfarwyddwr Cydymffurfiaeth Rheoleiddio, Pobl a Gogledd Iwerddon

Cofrestru busnesau bwyd 

Rydym ni’n parhau i gyflwyno'r gwasanaeth digidol newydd ar gyfer Cofrestru Busnesau Bwyd. Mae'r gwasanaeth hwn yn galluogi awdurdodau lleol i gasglu data cofrestru cyson o ansawdd ac yn ei gwneud hi'n haws i weithredwyr busnesau bwyd gofrestru a chael gwybodaeth a chanllawiau perthnasol am ddechrau eu busnes newydd. 

Ar hyn o bryd mae 56 awdurdod lleol ledled Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon wedi cofrestru â’r gwasanaeth, ac rydym ni wedi cael dros 2000 o gofrestriadau digidol ers lansio'r gwasanaeth newydd ym mis Medi 2018. 
Mae tri dull wedi’u datblygu i’w gwneud hi’n haws i awdurdodau lleol fabwysiadau’r gwasanaeth a sicrhau bod y broses yn un fwy hyblyg:

Dull integredig (Dewis 1):  Mae data cofrestru yn bwydo i mewn i System Gwybodaeth Reoli'r awdurdod lleol 
 
Dull heb ei integreiddio (Dewis 2): Mae'r awdurdod lleol yn cael data mewn fformat data a ddewiswyd ganddynt heb ei integreiddio.

Safonau Data a Dylunio (Dewis 3): Mae'r awdurdod lleol yn defnyddio ei ryngwyneb cofrestru digidol ei hun, ac yn casglu gwybodaeth yn unol â safonau data'r Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB), gan ddefnyddio system creu cyfeirnod gan yr ASB i sicrhau unigrywiaeth.

Er mwyn profi un o’r cysyniadau ar gyfer y dull integredig, rydym ni wedi bod yn gweithio gyda nifer bach o awdurdodau lleol a darparwyr eu systemau gwybodaeth reoli i ddangos sut y gallai system gofrestru ddigidol integredig o un pen i'r llall weithio. Pan fydd gweithredwr busnes bwyd yn cofrestru ei fusnes ar-lein drwy'r gwasanaeth, gellir casglu'r data'n hawdd a'i lwytho'n effeithlon i System Gwybodaeth Reoli neu gronfa ddata'r awdurdod lleol i'w wirio a'i dderbyn. Rydym ni wedi bod yn gwneud cynnydd da ac ar hyn o bryd mae 21 awdurdod lleol yn defnyddio'r dull hwn ledled Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon.

Mae'r adborth gan yr awdurdodau lleol sydd wedi dechrau defnyddio’r system gyntaf wedi bod yn amhrisiadwy wrth ddatblygu'r gwasanaeth ymhellach.Yn ddiweddar rydym ni wedi rhyddhau fersiwn 8.0 o'r gwasanaeth Cofrestru Busnes Bwyd sydd bellach yn casglu gwybodaeth am oriau agor a phrif gyflenwad a chyflenwad dŵr preifat o ganlyniad i adborth uniongyrchol gan awdurdodau lleol.  

O ganlyniad i waith ymgysylltu diweddar, mae llawer o awdurdodau lleol wedi mynegi diddordeb yn y dull heb ei integreiddio. Rydym ni wedi datblygu rhaglen gyflwyno gynhwysfawr i gefnogi awdurdodau lleol i gysylltu â'r gwasanaeth ac fe ddechreuon ni weithredu’r rhaglen hon ym mis Medi 2019. Ar hyn o bryd mae 33 awdurdod lleol yn defnyddio dull heb ei integreiddio a'n nod yw bod 100 o awdurdodau lleol yn gwneud hynny dros y chwe mis nesaf. Byddwn ni’n cysylltu â'r awdurdodau lleol hynny sydd â diddordeb dros y chwe mis nesaf yn seiliedig ar y dyddiad cysylltu a ffefrir ganddynt. 

Fel rhan o’r dull Safonau Data a Dylunio, rydym ni hefyd yn gweithio gyda grŵp peilot o awdurdodau lleol sy’n dymuno defnyddio eu llwyfannau cofrestru eu hunain i sicrhau eu bod yn cyd-fynd â'n safon data cofrestru. Byddwn ni’n eich diweddaru ar y cynnydd o ran y dewis hwn. Ar hyn o bryd, mae dau awdurdod lleol yn defnyddio'r dull hwn. 

Wrth symud ymlaen, byddwn ni’n parhau i ymgysylltu ag awdurdodau lleol i sicrhau bod rhagor ohonynt yn defnyddio’r gwasanaeth cofrestru digidol dros y 12-18 mis nesaf.  Byddwn ni’n defnyddio’r adborth a gawn gan weithredwyr busnesau bwyd ac awdurdodau lleol i ddatblygu'r gwasanaeth digidol a gwella'r broses gofrestru. 

Rydym ni’n deall pwysigrwydd ymgysylltu â darparwyr systemau gwybodaeth reoli'r awdurdodau lleol a byddwn ni’n parhau i wneud hyn ac yn trafod y ffordd orau iddynt gysylltu â'r gwasanaeth.
  
Mae Cyngor Bwrdeistref Antrim a Newtownabbey yn un o 21 awdurdod lleol ledled Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon sydd wedi bod yn defnyddio'r dull integredig fel rhan o'r prawf cysyniad. Mae Rheolwr Iechyd yr Amgylchedd (Masnachol) y cyngor, Colin Kelly, wedi rhannu ei farn â ni ar ei brofiad â’r gwasanaeth a'r buddion i'w dîm. 

'Rydym ni wedi bod yn gweithredu'r gwasanaeth cofrestru busnesau bwyd digidol newydd, ‘Cofrestru Busnesau Bwyd' dros y naw mis diwethaf. 

‘Un ffordd mae’r tîm wedi elwa yw bod gwybodaeth gofrestru busnesau bwyd yn cael ei chasglu yn ddigidol, mewn ffordd gyson a darllenadwy, sydd wedi arwain at dreulio llai o amser ar ymholiadau dilynol gan fy nhîm gyda’r busnes newydd i gywiro gwybodaeth anghywir neu goll. 

'Gall gweithredwyr busnesau bwyd newydd gofrestru ar-lein ar unwaith heb fod angen ffurflen bapur ac mae'r wybodaeth a ddarperir wrth gofrestru yn mynd yn syth i'n system gwybodaeth reoli heb fod angen mewnbynnu data â llaw ac mae hyn wedyn yn golygu bod modd cael trosolwg ar unwaith o unrhyw gofrestriadau newydd. 

'Mae'r tîm diogelwch bwyd wedi cael adborth cadarnhaol gan weithredwyr busnesau bwyd, sydd wedi gallu cofrestru eu busnes yn gyflym ac yn hawdd; a chânt hefyd eu cyfeirio at wybodaeth a chanllawiau perthnasol wrth gofrestru.

'Mae'r cysylltiad â'r gwasanaeth wedi bod yn daith ac mae'r broses wedi newid a datblygu’n helaeth ar hyd y ffordd. Mae bellach yn hawdd iawn i fusnesau bwyd ei ddefnyddio, ac mae manteision i'n tîm bwyd a'r gweithredwyr busnesau bwyd sy'n galluogi prosesau cofrestru a monitro mwy effeithlon ac effeithiol.’ 

Colin Kelly 
Rheolwr Iechyd yr Amgylchedd (Masnachol) 
Cyngor Bwrdeistref Antrim a Newtownabbey

Os nad yw eich awdurdod lleol wedi ymuno â'r gwasanaeth newydd ar gyfer Cofrestru Busnes Bwyd a’ch bod eisiau rhagor o wybodaeth neu gymryd rhan a helpu i lywio ei ddatblygiad yn y dyfodol, gallwch gysylltu â ni trwy anfon e-bost at Futuredelivery@food.gov.uk.

Strategaethau arolygu cenedlaethol y Prif Awdurdod a'r Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd (CSHB)

Rydym ni’n parhau â'n gwaith i archwilio sut y gall NIS y Prif Awdurdodau gyfrannu at reoleiddio busnesau neu grwpiau o fusnesau sy'n cydymffurfio. 
 
Lle mae NIS wedi’i gydnabod gan yr ASB, bydd y prif awdurdod yn gyfrifol am asesu cydymffurfiaeth ar draws y busnes a rhoi cyfarwyddyd i awdurdodau lleol eraill ar ble a pha mor aml y dylid ymgymryd ag ymyriadau rhagweithiol mewn safleoedd unigol. 

Rydym ni wedi datblygu ac ymgynghori ar dair safon NIS yr ASB ar gyfer bwyd, sydd gyda'i gilydd yn rhoi fframwaith ar gyfer goruchwylio a sicrhau:

• Safon NIS y Prif Awdurdodau y mae'n rhaid i bartneriaethau ei bodloni os ydynt am i NIS gael ei chydnabod gan yr ASB  
   
• Safon Cydnabod NIS ar sut y bydd yr ASB yn asesu cynigion NIS
   
• Safon Sicrwydd NIS sy'n manylu ar oruchwyliaeth yr ASB o awdurdodau sylfaenol sy'n gweithredu NIS

Rydym ni’n annog ac yn cefnogi partneriaethau i ddatblygu cynigion ar gyfer 'treialon byw' i weld sut y gallent weithio'n ymarferol ac i asesu a yw’r safonau drafft yn addas at y diben.  Byddwn ni’n rhannu diweddariadau pellach ar y treialon yng nghylchlythyrau’r dyfodol. 

Rydym ni’n cydnabod y bydd gweithredu NIS yn effeithio ar y CSHB gan y bydd yn lleihau pa mor aml y caiff arolygiadau ar y safle eu cynnal mewn safleoedd unigol. Rydym ni wedi ymrwymo i sicrhau bod y cynllun sgorio yn parhau i fod yn gadarn ac yn gredadwy. Rydym ni felly’n archwilio dewisiadau posibl ar gyfer rheoli'r effaith hon (er na fyddwn yn eu profi fel rhan o'r treialon byw). 
 
Mae’r syniadau cychwynnol wedi ystyried tri dewis:

Y cyntaf yw bod safleoedd sy'n rhan o NIS yn cadw'r sgôr a’r dyddiad arolygu o arolygiad diweddaraf yr awdurdod lleol. Byddai hyn yn golygu bod sgoriau sy’n cael eu cyhoeddi yn dyddio dros amser, er y gellir cynnal ymyriadau eraill rhwng arolygiadau a raglennir.  Gallai busnesau ofyn am ail-arolygiad, rhwng yr arolygiadau a raglennir, a byddai’r awdurdod lleol yn codi tâl am y rhain.

Yr ail yw bod sgoriau’n cael eu 'hadnewyddu' yn seiliedig ar dystiolaeth NIS yn cadarnhau bod y sgôr bresennol yn dal i fod yn briodol. Byddai'r dyddiad sgorio yn cael ei ddiweddaru ar wefan yr ASB a byddai sticer newydd yn cael ei roi i'r busnes. Unwaith eto, gallai busnesau ofyn am ail-arolygiad, rhwng arolygiadau a raglennir, a byddai’r awdurdod lleol yn codi tâl am y rhain. Os yw'r sefydliad yn cael ei nodi am arolygiad awdurdod lleol, yn seiliedig ar NIS a thystiolaeth awdurdod lleol neu fel rhan o unrhyw 'feincnodi', byddai sgôr newydd yn cael ei dyfarnu yn seiliedig ar yr arolygiad hwnnw.

Y trydydd dewis yw bod sgoriau yn seiliedig ar dystiolaeth NIS.  Mae hyn yn golygu y gallant newid (mynd i fyny neu i lawr), yn seiliedig ar y dystiolaeth honno. Byddai'r sgôr a'r dyddiad sgorio yn cael eu diweddaru ar wefan yr ASB a sticer newydd yn cael ei roi.

Dim ond megis dechrau mae’r gwaith o ddatblygu’r dewisiadau hyn ac rydym ni’n ystyried ymchwil a gynhaliwyd yn annibynnol ar safbwyntiau defnyddwyr a busnesau, a’r adborth sydd wedi dod i law hyd yma, sy'n dangos bod angen i unrhyw ffynonellau tystiolaeth eraill a ddefnyddir i ddyfarnu sgôr fod yn gyfwerth â’r dystiolaeth a gasglwyd mewn arolygiad ffisegol.

Byddwn ni’n ymgysylltu â rhanddeiliaid yn ehangach i archwilio'r rhain ac unrhyw ddewisiadau eraill sy'n dod i'r amlwg a bydd y mewnbwn a gawn yn helpu i lywio ein ffordd o feddwl yn y dyfodol.

Rydym ni’n croesawu eich sylwadau a'ch adborth ar y cylchlythyr hwn a'i gynnwys. Cysylltwch trwy anfon e-bost at futuredelivery@food.gov.uk 

*yn gywir adeg cyhoeddi