Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer y rheiny sy’n cymryd rhan ym mhrosiectau ymchwil yr Asiantaeth

Cofiwch – os ydym ni’n tynnu sylw at Hysbysiad Preifatrwydd ar ein gwefan mewn perthynas â phrosiect ymchwil penodol, yna mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwnnw yn parhau i fod yn berthnasol. 

Cefndir ein hymchwil 

Nod yr ASB yw cynnal ymchwil i'r safonau uchaf o ran cywirdeb ymchwil. Mae ein hymchwil yn seiliedig ar bolisïau a gweithdrefnau sy'n sicrhau ein bod yn cydymffurfio â rheoliadau a deddfwriaeth sy'n llywodraethu’r broses o gynnal ymchwil; mae hyn yn cynnwys deddfwriaeth diogelu data fel y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA 2018). 

Mae Deddf Safonau Bwyd 1999 yn nodi mai prif amcan yr ASB yw diogelu iechyd y cyhoedd rhag risgiau a allai godi mewn perthynas â bwyta bwyd (gan gynnwys risgiau a berir gan y ffordd y caiff y bwyd hwnnw ei gynhyrchu neu ei gyflenwi) ac fel arall i ddiogelu buddiannau defnyddwyr mewn perthynas â bwyd. 

Yn y cyd-destun hwn, mae'r ASB yn defnyddio data personol i gynnal ymchwil i lywio'r penderfyniadau a wnawn.  

Beth yw ymchwil? 

Mae gan ymchwil statws arbennig o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae'n bwysig felly nodi'r hyn a olygwn wrth ymchwil. 

Mae'r ASB yn cynnal ymchwil ar draws sbectrwm eang o feysydd gan gynnwys eco-systemau bwyd (ymddygiad defnyddwyr/busnesau); peryglon bwyd; gwyliadwriaeth a rheoleiddio wedi'u targedu; ac asesu effaith technolegau arloesol ar systemau bwyd. Daw'r rhesymeg dros hyn trwy wella iechyd y cyhoedd, hyder defnyddwyr a datblygu dulliau rheoleiddio mwy hyblyg sy'n sicrhau sicrwydd effeithiol. 

Gall y buddion a fwriadwyd o ymchwil yr ASB fod yn uniongyrchol, fel datblygu a dilysu technolegau profi arloesol sy'n fwy effeithlon a chost-effeithiol i ddiwydiant, neu'n anuniongyrchol ac yn llawer anoddach i'w mesur a'u priodoli, fel safonau diogelwch bwyd newydd mwy hyfyw (viable) sydd ag effeithiau cymdeithasol cadarnhaol fel achub bywydau, gostyngiad mewn risgiau bwyd, gwella ansawdd bywyd grwpiau bregus fel yr henoed a phlant. 

Yn ogystal â chynnal astudiaethau ymchwil ein hunain, rydym ni’n aml yn cydweithio â sefydliadau ymchwil dibynadwy i ddarparu arbenigedd ychwanegol i ni yn ôl yr angen i sicrhau bod gennym ni’r ymchwil a'r dadansoddiad gorau ar gael i lywio ein penderfyniadau. 

Beth yw data personol?  

Ystyr 'data personol' yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn neu sy'n golygu bod modd ei adnabod. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth na fydd efallai'n eich adnabod chi'n benodol (er enghraifft, lle mae'ch enw wedi'i ddileu) ond sy'n ei gwneud hi'n bosibl eich adnabod chi os yw wedi'i gyfuno â gwybodaeth arall sydd ar gael yn rhwydd. Er enghraifft, gallai hyn fod oherwydd bod yr wybodaeth sydd ar gael yn cynnwys cod post, eich rhyw a'ch dyddiad geni; dan yr amgylchiadau hyn gallai fod yn bosibl eich adnabod chi trwy ddefnyddio gwybodaeth arall sydd ar gael mewn man arall. Felly, o dan yr amgylchiadau hyn, byddem yn trin y manylion sydd gennym ni fel gwybodaeth bersonol ac yn ei gwarchod yn unol â hynny. 

Sut rydym ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol? 

Rydym ni’n addo parchu cyfrinachedd yr wybodaeth bersonol rydych chi, fel unigolyn sy’n cymryd rhan yn ein hymchwil, yn ei darparu i ni neu unrhyw sefydliadau rydym ni wedi'u cyflogi i gynnal ymchwil ar ein rhan.  
Bydd yr ASB, a'r sefydliadau ymchwil dibynadwy hynny, yn darparu Taflen Wybodaeth a/neu Hysbysiad Preifatrwydd i chi a fydd yn rhoi gwybod i chi am yr wybodaeth sydd ei hangen arnom ar gyfer pob astudiaeth, a sut yr ydym yn mynd i'w defnyddio. Byddwn ni fel arfer yn gofyn i chi am eich caniatâd gwybodus pan fyddwn yn cysylltu â chi'n uniongyrchol i ofyn a hoffech chi gymryd rhan. Ni fyddwn yn gwneud unrhyw beth â'ch gwybodaeth bersonol na fyddech yn ei disgwyl yn rhesymol. Byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth at ddiben yr ymchwil rydych chi'n cymryd rhan ynddo yn unig, a ni fyddwn fel arfer yn defnyddio'ch gwybodaeth nac yn cysylltu â chi at unrhyw bwrpas heblaw'r astudiaeth ymchwil honno, oni bai eich bod wedi cytuno i hyn. Rydym ni’n ymrwymo i gadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel. 

 

Mae'r ASB fel arfer yn diffinio cwmpas yr ymchwil a'r dadansoddiad sydd eu hangen arnom i lywio ein penderfyniadau. Felly yr ASB fydd Rheolydd y Data fel arfer, sy'n golygu y byddwn ni’n penderfynu sut mae gwybodaeth ar gyfer astudiaeth yn cael ei chasglu, ei defnyddio, ei rhannu, ei storio a'i dileu (ei phrosesu). Pan fyddwn ni’n cyflogi sefydliad ymchwil i gynnal yr ymchwil a'r dadansoddiad ar ein rhan, byddant fel arfer yn Brosesydd Data sy'n cynnal yr ymchwil o dan ein cyfarwyddyd.

Byddwn ni’n sicrhau mai dim ond yr hyn sy'n briodol ac yn angenrheidiol y byddwn ni, neu unrhyw sefydliad ymchwil sy'n gwneud yr ymchwil ar ein rhan fel Prosesydd Data, yn ei gasglu. Byddwn ni’n eich hysbysu o'r hyn yr ydym yn ei gasglu a pham, ac yn ei ddefnyddio yn unol ag amcanion yr ymchwil yn unig, oni bai eich bod wedi cytuno fel arall.

Mae yna achosion lle mae dau Reolydd Data neu fwy yn gweithio gyda'i gilydd ar brosiect ymchwil. Gall pob parti reoli data ar wahanol gamau mewn prosiect ymchwil. Enghraifft o hyn yw lle mai'r ASB yw’r Rheolydd Data ar gyfer y data rydych chi wedi'i ddarparu i'n hastudiaeth ymchwil, tra gall partner ymchwil hefyd fod yn Rheolydd Data ar gyfer eich gwybodaeth bersonol lle mae wedi sicrhau eich cytundeb i gysylltu â chi'n ehangach am astudiaethau ymchwil eraill a allai fod o ddiddordeb i chi, a allai gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, astudiaethau ymchwil yr ASB.

Yn ogystal, gall fod amgylchiadau lle mae gan yr ASB a phartner ymchwil cyd-fuddiant dilys yn yr ymchwil a’u bod yn diffinio'r ymchwil honno gyda'i gilydd. Yn yr amgylchiadau hyn, gall yr ASB a'i phartner fod yn Gyd-Reolyddion Data ar gyfer eich data personol mewn prosiect ymchwil.

O dan yr holl amgylchiadau lle mae dau neu fwy o reolyddion yn gweithio gyda'i gilydd ar brosiect ymchwil, mae gan y sefydliadau gytundebau a/neu drefniadau cytundebol ar waith sy'n dogfennu sut maen nhw wedi cytuno i rannu eu cyfrifoldebau a sut y byddan nhw'n diogelu'ch gwybodaeth bersonol. Manylir ar gyfraniad a chyfrifoldebau'r sefydliadau yn y Daflen Wybodaeth neu’r Hysbysiad Preifatrwydd prosiect-benodol a fydd yn cael ei rannu â chi gan neu ar ran pob Rheolydd Data. 

Data personol categori arbennig   

Gall yr ASB, neu unrhyw sefydliad ymchwil dibynadwy sy'n cynnal ymchwil ar ein rhan, brosesu rhywfaint o wybodaeth amdanoch yr ystyrir ei bod yn 'sensitif'. Gelwir hyn yn 'ddata personol categori arbennig'. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am eich ethnigrwydd; cyfeiriadedd rhywiol; hunaniaeth rhyw; eich credoau crefyddol; neu fanylion am eich iechyd neu am euogfarnau troseddol yn y gorffennol. Bydd hyn, wrth gwrs, ar gyfer prosiect ymchwil sy'n bwrpasol ac yn berthnasol i'r maes hwnnw.

Mae mynediad i'r data personol mwy sensitif hwn, a'r broses o’i rannu, yn cael ei reoli'n ofalus a byddwch yn cael gwybod yn benodol am hyn yn eich Taflen Wybodaeth neu'ch Hysbysiad Preifatrwydd prosiect-benodol.

Pa fesurau diogelwch sydd gennym ni ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol? 

Er mwyn diogelu eich hawliau a'ch rhyddid wrth ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar gyfer ymchwil ac i brosesu gwybodaeth categori arbennig mae'n rhaid i'r ASB fod â mesurau diogelwch arbennig ar waith i helpu i ddiogelu eich gwybodaeth. Mae gennym ni’r mesurau diogelwch canlynol ar waith: 

• Polisïau a gweithdrefnau sy'n dweud wrth ein staff sut i gasglu a defnyddio'ch gwybodaeth yn ddiogel.  
• Hyfforddiant sy'n sicrhau bod ein staff yn deall pwysigrwydd diogelu data a sut i ddiogelu eich data. 
• Safonau diogelwch a mesurau technegol a sefydliadol fel sy'n ofynnol gan Ddeddf Diogelu Data 2018 sy'n sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel. 
• Safonau moesegol sefydledig ar gyfer craffu ar ein hamcanion ymchwil. 
• Polisïau a phrosesau caffael sy'n sicrhau bod trydydd partïon sy'n ymgysylltu â ni mewn perthynas ag astudiaethau ymchwil yn cadw at safonau priodol.  
• Contractau â sefydliadau sy'n cynnal ymchwil ar ran yr ASB gan gynnwys cymalau cyfrinachedd i nodi cyfrifoldebau pob parti dros ddiogelu eich gwybodaeth. 
• Asesiadau effaith diogelu data ar brosiectau risg uchel i sicrhau nad effeithir ar eich preifatrwydd, eich hawliau fel unigolyn na’ch rhyddid.   
• Rydym ni’n ymdrechu i ddefnyddio sefydliadau ymchwil sydd wedi’u lleoli yn y Deyrnas Unedig neu Ewrop bob amser. Fodd bynnag, lle nad yw hyn yn bosibl am resymau ariannol, technegol neu sefydliadol, byddwn ni’n sicrhau bod ganddynt fesurau diogelwch digonol ar waith ac yn ymgysylltu â nhw o dan gymalau cytundebol neu'n sicrhau eu bod yn rhan o gynlluniau preifatrwydd a diogelwch fel y Darian Preifatrwydd yn yr Unol Daleithiau. 

Yn ychwanegol at y mesurau diogelwch uchod, mae Deddf Diogelu Data 2018 hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i ni gyrraedd y safonau canlynol wrth gynnal ymchwil gyda'ch gwybodaeth bersonol: 

(a) ni fydd yr ymchwil yn achosi difrod na gofid i rywun (er enghraifft, niwed corfforol, colled ariannol neu boen seicolegol). 

(b) na chynhelir yr ymchwil er mwyn gwneud neu benderfynu rhywbeth mewn perthynas ag unigolyn, oni bai bod y prosesu ar gyfer ymchwil feddygol a gymeradwywyd gan bwyllgor moeseg ymchwil. 

Cyfreithlondeb defnyddio'ch data personol 

Mae ymchwil a gynhelir gan yr ASB yn cyd-fynd â'n swyddogaethau statudol:

Mae Deddf Safonau Bwyd 1999 a8 (1) yn dynodi bod gan yr ASB y swyddogaeth o “gaffael, cydgasglu a pharhau i adolygu gwybodaeth am faterion sy'n gysylltiedig â diogelwch bwyd a buddiannau eraill defnyddwyr mewn perthynas â bwyd.” 

Mae Deddf Safonau Bwyd 1999 Adran 8 (1) para 2) yn dynodi (wedi’i gyfieithu) “Mae'r swyddogaeth honno'n cynnwys (ymhlith pethau eraill) – 

(a) monitro datblygiadau mewn gwyddoniaeth, technoleg a meysydd gwybodaeth eraill sy'n ymwneud â'r materion a grybwyllir yn is-adran (1); 

(b) cynnal, comisiynu neu gydlynu ymchwil ar y materion hynny.” 

Felly, sefydlir y sail gyfreithlon i'r ASB brosesu data personol ar gyfer ymchwil yn Erthygl 6(1)(e) y GDPR fel sydd ei angen ar gyfer arfer Tasg Gyhoeddus a lle rydym ni’n casglu gwybodaeth bersonol sensitif yn Erthygl GDPR 9(2)(g) ac Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018 Rhan 2 adran 6 (2) Dibenion y Llywodraeth (amod Budd Cyhoeddus Sylweddol).

At hynny, oherwydd bod ein dibenion ymchwil yn cyd-fynd â'n swyddogaethau statudol, rydym ni hefyd yn gallu dibynnu ar Erthygl 9(2)(j) y GDPR lle mae angen prosesu ar gyfer archifo er budd y cyhoedd, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol.

Pe bai unrhyw ran o'r ymchwil yn ymwneud yn benodol ag euogfarnau neu droseddau, byddai Erthygl 10 GDPR ac egwyddorion cyfatebol yn Neddf Diogelu Data 2018 hefyd yn berthnasol i'r prosesu a wnawn fel awdurdod swyddogol. 

Gyda phwy y bydd fy ngwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu?   

Mae aelodau o dîm ymchwil yr ASB sy'n cynnal ymchwil gyda chi'n uniongyrchol yn debygol o gael eich gwybodaeth yn bennaf mewn ffordd y gallwn eich adnabod chi fel rhywun sy’n cymryd rhan, er enghraifft pan fyddwch chi'n cwblhau arolwg neu'n cymryd rhan mewn cyfweliad. Fodd bynnag, bydd ffugenwau’n cael eu defnyddio yn y rhan fwyaf o'r wybodaeth bersonol a ddefnyddir mewn ymchwil cyn ei rhannu'n ehangach, neu bydd enwau’n cael eu dileu cyn cyhoeddi'r canlyniadau ymchwil.

Pan fyddwn ni’n cyflogi sefydliad ymchwil i gynnal yr ymchwil ar ein rhan, fel Prosesydd Data fel arfer, bydd adroddiadau a gwybodaeth yr ydym ni’n eu pasio iddynt yn ddienw yn gyffredinol, oni bai eich bod wedi cael gwybod a’ch bod wedi cytuno y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phasio i ni. Er enghraifft, lle hoffem fynd ar drywydd unrhyw ymchwil a gynhelir ar ein rhan yn uniongyrchol gyda chi, dim ond gyda'ch cytundeb chi y byddwn ni’n gwneud hyn.

Lle bo angen gweithio gydag ymchwilwyr eraill er mwyn cyflawni'r canlyniadau ymchwil, byddwch yn cael gwybodaeth am hyn yn eich Taflen Wybodaeth neu'ch Hysbysiad Preifatrwydd prosiect-benodol, a fydd yn disgrifio sut y bydd eich data'n cael ei ddefnyddio a'i rannu. Bydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu ar sail ‘angen gwybod’ yn unig, ac nid yn ormodol a chyda'r holl fesurau diogelwch priodol ar waith i sicrhau diogelwch eich gwybodaeth.

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau pellach am y ffordd y bydd prosiect ymchwil yr ASB yn cael ei gynnal, cysylltwch â'r tîm ymchwil rydych chi'n ymwneud ag ef. 

Eich hawliau

O dan ddeddfwriaeth diogelu data mae gennych chi hawliau unigol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol sydd gennym ni amdanoch chi. Gall y graddau y mae'r hawliau hyn yn berthnasol i astudiaeth ymchwil benodol amrywio, ac fe ellir cyfyngu hawliau weithiau. Mae enghreifftiau yn cynnwys lle byddai hawliau unigol o'r fath yn amharu'n ddifrifol ar ganlyniadau ymchwil neu ar ôl pwynt lle mae'r ymchwil wedi'i wneud yn ddienw a'i gyhoeddi.

Fodd bynnag, lle nad yw cyfyngiadau'n berthnasol, mae gennych chi’r hawl i: 

• gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol 
• cywiro unrhyw wybodaeth anghywir 
• dileu unrhyw wybodaeth bersonol  
• cyfyngu neu wrthwynebu ein prosesu o'ch gwybodaeth  
• symud eich gwybodaeth (hygludedd neu portability) 

Mae'n bwysig deall, os ystyrir ei bod yn angenrheidiol gwrthod cydymffurfio ag unrhyw un o'ch hawliau unigol, cewch eich hysbysu o'r penderfyniad cyn pen mis a bydd gennych chi hefyd yr hawl i gwyno am ein penderfyniad i'r Comisiynydd Gwybodaeth.  

Am ba hyd y cedwir fy ngwybodaeth? 

Gofynnir i'n holl ymchwilwyr/sefydliadau ymchwil dynnu gwybodaeth sy’n adnabod unigolion (ei gwneud yn anhysbys), defnyddio ffugenwau (dileu gwybodaeth sy’n eich adnabod fel eich enw a rhoi cod neu allwedd unigryw yn ei le) neu ddileu gwybodaeth bersonol a gasglwyd fel rhan o'u hymchwil mor fuan â phosibl.

Ar rai prosiectau ymchwil ni allwn wneud yr wybodaeth yn anhysbys gan ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni canlyniad yr ymchwil. Ar gyfer prosiectau o'r fath, rydym ni’n storio'ch gwybodaeth bersonol fel rhan o'r ymchwil trwy gydol y prosiect ac am gyfnod penodol ar ôl i'r prosiect ddod i ben.

Felly, bydd gwybodaeth lle gellir eich adnabod yn cael ei chadw am gyn lleied â phosibl ac yn unol â'r amcanion ymchwil.

Fe'ch hysbysir yn y Daflen Wybodaeth neu'r Hysbysiad Preifatrwydd prosiect-benodol am gadw eich gwybodaeth. 

Gyda phwy y gallaf gysylltu?

Arweinydd y Tîm Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch yw ein Swyddog Diogelu Data yn yr ASB. Gallwch chi gysylltu drwy’r cyfeiriad e-bost isod.