Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer archwiliadau lladd-dai a Safleoedd Trin Helgig

Mae gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) ddyletswydd statudol i archwilio lladd-dai a GHEs yng Nghymru a Lloegr yn unol â gofynion Rheolaethau Swyddogol. Mae arolygiadau archwilio yn cynnwys taith o amgylch y safle, arsylwi arferion, arolygu’r cynnyrch, cyflwr yr anifeiliaid, ac adolygu’r gweithdrefnau a chofnodion. Bydd yr ASB yn cynnal arolygiadau archwilio o’r fath naill ai trwy ymweld â’r safle neu o bell trwy ddefnyddio cymhwysiad meddalwedd sy’n galluogi staff y gweithredwr busnes bwyd (‘cynrychiolydd y busnes’) ar y safle i ffrydio fideo’n fyw i’r Archwilydd Milfeddygol (‘yr archwilydd’).

Pa wybodaeth y byddwn yn ei chasglu

Bydd yr Archwilydd yn casglu’r wybodaeth archwilio gyda chymorth cynrychiolwyr y busnes. Mae arolygiadau archwilio’n cynnwys asesu’r safle a’r prosesau yn weledol, ar y safle neu o bell, a chael copïau o’r ddogfennaeth brosesu, tynnu lluniau a ffilmio fel y bo’n berthnasol i’r archwiliad adeg yr ymweliad.

Bydd yr archwilydd felly’n arsylwi safle’r busnes a’i brosesau, gan gaffael a chadw gwybodaeth dim ond pan fo’n berthnasol i dystiolaeth yr archwiliad.

Mae archwiliad o bell yn defnyddio meddalwedd sy’n galluogi cynrychiolydd y busnes i ffrydio fideo’n fyw o’r safle i’r archwilydd, a fydd ond yn gweld yr hyn a ddangosir iddynt, ac a fydd yn dilyn prosesau manwl wrth gynnal yr archwiliad. Mae’r cymhwysiad hefyd yn galluogi’r archwilydd i ddal delweddau neu ddarnau o’r fideo o’r ffrwd fyw. Bydd yr archwilydd yn ei gwneud hi’n glir pan fyddant yn dal delweddau neu ddarnau o fideo. Bydd y cymhwysiad hefyd yn hysbysu cynrychiolydd y busnes pan fo’r archwilydd yn gwylio, recordio, gwneud nodiadau neu’n dal delweddau.  

Yn ogystal â gwybodaeth am y busnes, gall y broses archwilio hefyd gaffael swm cyfyngedig o wybodaeth bersonol fel cyfeiriad e-bost a manylion cyswllt cynrychiolwyr y busnes sy'n cynorthwyo'r archwilydd gyda'r archwiliad, a gwybodaeth gysylltiedig a allai fod yn rhan o unrhyw dystiolaeth archwilio.

Yn ogystal, pan fydd yr archwiliad yn cael ei gynnal trwy ddefnyddio meddalwedd archwilio o bell, gallai’r feddalwedd logio data, gan gynnwys manylion mewngofnodi, cyfeiriadau e-bost y defnyddiwr, cyfeiriadau IP, lleoliadau daearyddol, a dynodiadau dyfeisiau.

Sail gyfreithiol

Mae angen i'r ASB gasglu'r wybodaeth hon wrth arfer yr awdurdod swyddogol a roddwyd iddi i gyflawni Rheolaethau Swyddogol, ac wrth gyflawni ei Thasg Gyhoeddus er budd y cyhoedd.

Beth byddwn ni'n ei wneud â'r wybodaeth?

Bydd yr archwilydd yn adolygu gwybodaeth a gesglir fel tystiolaeth archwilio er mwyn llunio'r adroddiad archwilio. Mae unrhyw wybodaeth y mae'n ofynnol ei chadw er mwyn cefnogi canfyddiadau ac arsylwadau archwilio yn cael ei storio'n ddiogel er mwyn llunio adroddiad terfynol.

Bydd yr wybodaeth a ddarperir hefyd yn cael ei defnyddio i drefnu’r archwiliad, p’un a yw’n ymweliad â’r safle neu er mwyn hwyluso'r busnes i drefnu'r archwiliad o bell. Pan roddir dolenni i sesiynau'r archwiliad o bell, bydd y rhain yn dod i ben ar ôl yr archwiliad. Ar gyfer archwiliadau o bell, mae'r feddalwedd yn casglu manylion log er mwyn gweinyddu’r cysylltiad rhwng y busnes a’r archwilydd, er mwyn hwyluso ffrydio’r archwiliad yn fyw. 

Mae'r holl wybodaeth a data a gesglir gan yr archwilydd at ddibenion archwilio yn cael eu dal, eu storio a'u defnyddio yn unol â chanllawiau swyddogol yn y Llawlyfr Rheolaethau Swyddogol, ac yn unol â pholisïau a chanllawiau'r ASB.

Sut a ble rydym yn storio eich data a chyda phwy y gallwn ni ei rannu

Mae tystiolaeth archwilio a gedwir yn systemau'r ASB yn cael ei storio yn unol â Fframwaith Polisi Diogelwch y Llywodraeth, Safonau Isafswm Seiberddiogelwch y Llywodraeth, a’r Egwyddorion Cwmwl Seiberddiogelwch Cenedlaethol. Rydym ni’n trin diogelwch eich gwybodaeth o ddifrif ac ond yn ei phrosesu yn unol â'n Safonau a'n Polisïau Diogelwch Gwybodaeth. Mae'r holl bersonél sy'n rhan o'r broses archwilio wedi'u hyfforddi i reoli gwybodaeth a gesglir trwy archwiliadau mewn modd cyfrifol a diogel. Ni chaiff gwybodaeth bersonol ei chasglu oni bai ei bod yn berthnasol ac yn angenrheidiol.

Am resymau ariannol, sefydliadol neu dechnegol, efallai y byddwn ni’n cyflogi trydydd partïon i brosesu data ar ein rhan. Pan fyddwn yn cynnal archwiliadau o bell byddwn yn defnyddio Fuse gan TEXO Technologies a gweinyddwyr cwmwl i hwyluso'r alwad ffrwd fyw a dal delweddau a darnau o fideo.

Ceir rhagor o wybodaeth yn GDPR – TEXO Technologies.

Ni fyddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw drydydd parti o'r fath oni bai ein bod ni’n fodlon eu bod yn gallu darparu lefel ddigonol o ddiogelwch mewn perthynas â'ch gwybodaeth. Rydym ni’n gwneud hyn trwy gymryd camau i sicrhau bod gan y sefydliadau hyn fesurau diogelwch technegol a sefydliadol addas naill ai trwy gontractau neu gytundebau sydd gennym ni gyda nhw a/neu drwy gael sicrwydd cadarn ganddynt eu bod yn gweithredu yn unol â GDPR y Deyrnas Unedig (DU). Pan fydd gennym sail gyfreithiol dros anfon neu drosglwyddo data personol i drydydd partïon mewn gwledydd y tu allan i'r DU, byddwn yn sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith yn unol â GDPR y DU. Nid oes gan drydydd partïon eraill fynediad at eich data personol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny.

Cadw

Mae'r archwilwyr wedi ymrwymo i ddileu'r wybodaeth a gasglwyd yn ystod y broses archwilio o bell ymhen 10 diwrnod i gyflwyno'r adroddiad archwilio (ac eithrio'r dystiolaeth y mae angen ei chadw at ddibenion gorfodi) fel y cytunwyd mewn cyfarfodydd blaenorol gyda Diwydiant. Er mwyn gwirio cydymffurfiaeth â hyn, cynhelir hapwiriadau i sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisïau a'r canllawiau.

Eich hawliau

Mae gennych chi'r hawl i weld yr wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi trwy wneud cais ysgrifenedig i'r cyfeiriad e-bost isod. Os ydych chi ar unrhyw adeg o'r farn bod yr wybodaeth rydym ni'n ei phrosesu amdanoch chi yn anghywir, gallwch chi wneud cais i'w chywiro. Os hoffech chi wrthwynebu prosesu eich data neu wneud cwyn am y ffordd rydym ni wedi trin eich data personol, gallwch chi gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i'r mater.

Os nad ydych chi'n fodlon â'n hymateb neu os ydych chi o'r farn nad ydym ni’n prosesu eich data personol yn unol â'r gyfraith, fe allwch chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Cysylltu â ni

Ein Swyddog Diogelu Data yn yr ASB yw Arweinydd y Tîm Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch. Gallwch chi gysylltu drwy anfon e-bost at: informationmanagement@food.gov.uk