Rhyddid gwybodaeth

O dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIRs) 2004, gallwch chi wneud cais am unrhyw wybodaeth a gofnodwyd sy’n cael ei chadw gan gorff cyhoeddus. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth a gedwir ar gyfrifiaduron, mewn negeseuon e-bost, setiau data, dogfennau wedi’u hargraffu neu ddogfennau mewn llawysgrifen, delweddau, fideos a recordiadau sain. 

Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac EIRs yn rhoi’r hawl gyffredinol i gael gafael ar wybodaeth sydd gan awdurdodau cyhoeddus.

Mae bron pob un o’r ceisiadau a ddaw i law’r Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) yn geisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn hytrach na Cheisiadau EIR. Am y rheswm hwn, mae’r canllawiau hyn yn canolbwyntio ar gyflwyno ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth.

Y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i ni: 

• ddarparu gwybodaeth am yr ASB trwy ein cynllun cyhoeddi 
• darparu canllaw i’r wybodaeth hon
• ymateb yn briodol i geisiadau am wybodaeth o fewn 20 diwrnod gwaith

Pwy all wneud cais

Gall unrhyw un wneud cais rhyddid gwybodaeth. Nid oes rhaid i chi fod yn ddinesydd y Deyrnas Unedig (DU), na bod yn preswylio yn y DU i gyflwyno cais. Gall sefydliadau, megis papurau newydd, grwpiau ymgyrchu, neu gwmnïau wneud ceisiadau rhyddid gwybodaeth hefyd.

Cyn i chi wneud cais Rhyddid Gwybodaeth 

Cyn i chi wneud cais Rhyddid Gwybodaeth, dylech edrych ar ein gwefan i weld a yw’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch eisoes ar gael. Rydym wedi ymrwymo i gyhoeddi gwybodaeth yn agored ac yn dryloyw sy’n esbonio’r hyn rydym yn ei wneud a sut rydym yn sicrhau bod bwyd yn ddiogel.  

Mae ein canllawiau ar beth rydym yn ei gyhoeddi yn amlinellu’r amrywiaeth o wybodaeth sydd ar gael ar-lein. Mae’r cynllun cyhoeddi yn cynnwys:

• gwybodaeth sydd ar gael yn ôl dosbarth, fel ein blaenoriaethau, ein polisïau a’n gweithdrefnau
• a yw’r wybodaeth yn cael ei chyhoeddi ar y we neu fel copi caled
• a yw’r deunydd ar gael yn rhad ac am ddim neu drwy dalu ffi

Gallwch wirio ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth blaenorol a gyhoeddwyd trwy ein setiau data. Mae rhywfaint o wybodaeth sensitif nad yw ar gael i’r cyhoedd. Os yw hyn yn wir, byddwn ni’n dweud wrthych pam na allwn ddarparu’r holl wybodaeth, neu ran o’r wybodaeth, rydych wedi gwneud cais amdani.   

Gwneir hyn trwy ddefnyddio un neu fwy o eithriadau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Gwneud cais Rhyddid Gwybodaeth

Gallwch wneud cais rhyddid gwybodaeth trwy anfon e-bost i information.governance@food.gov.uk. Gallwch hefyd ysgrifennu atom trwy’r post at:

Y Tîm Rhyddid Gwybodaeth
Asiantaeth Safonau Bwyd/Food Standards Agency
Foss House
1-2 Peasholme Green
York
YO1 7PR

Wrth wneud cais, rhaid i chi ddarparu:

• eich enw
• cyfeiriad lle hoffech i’r wybodaeth gael ei hanfon (gall hyn fod yn gyfeiriad e-bost neu’n gyfeiriad post)
• disgrifiad clir o’r wybodaeth rydych chi’n gwneud cais amdani. Dylech chi fod mor benodol â phosib yn eich cais ac osgoi cwestiynau cyffredinol

Os hoffech gymorth i lunio eich cais gallwch ymweld â gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i geisio cyngor defnyddiol.

Ar ôl i’ch cais ddod i law, byddwn ni’n ysgrifennu atoch i’w gydnabod. Byddwn ni’n darparu ein hymateb i’ch cais cyn pen y dyddiad cau cyfreithiol o 20 diwrnod gwaith. 

Bydd ein hymateb yn rhoi gwybod i chi a yw’r wybodaeth gennym. Os bydd yr wybodaeth gennym, byddwn ni naill ai’n cyflenwi copi o’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, neu’n nodi’r rhesymau pam rydym yn credu bod eithriad yn berthnasol.

Dylid anfon ceisiadau am ddata personol a cheisiadau am fynediad at bwnc at y Tîm Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch Gwybodaeth (KIMS) drwy information.governance@food.gov.uk.

Eithriadau

Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn cynnwys nifer o eithriadau a allai fod yn berthnasol i wybodaeth a gedwir gan yr ASB.

Mae’n ofynnol i ni ystyried a yw eithriad yn absoliwt neu’n gymwys.

Eithriad absoliwt yw pan nad yw’n ofynnol i ni ystyried budd y cyhoedd wrth ddatgelu neu ddal yr wybodaeth yn ôl. Mae enghreifftiau o eithriadau absoliwt yn cynnwys:

• gwybodaeth sy’n hygyrch i’r ymgeisydd trwy ddulliau eraill
• gwybodaeth sy’n bersonol ac a fyddai’n torri Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau  Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR)
• gwybodaeth a ddarparwyd yn gyfrinachol

Eithriad cymwys yw pan fo’n ofynnol i ni ystyried budd y cyhoedd wrth ddatgelu neu ddal yr wybodaeth yn ôl. Mae enghreifftiau o eithriadau cymwys yn cynnwys:

• gwybodaeth y bwriedir ei chyhoeddi yn y dyfodol
• gwybodaeth sy’n ddata ymchwil a gyhoeddwyd ymlaen llaw
• gwybodaeth sy’n effeithio ar iechyd a diogelwch unigolyn
• gwybodaeth wedi’i chwmpasu gan Fraint Broffesiynol Gyfreithiol (LLP)
• gwybodaeth sy’n effeithio ar fuddiannau masnachol unrhyw sefydliad

Unwaith y defnyddir eithriad cymwys, mae’r ASB yn gyfreithiol yn gallu ymestyn y dyddiad cau statudol. Mae hyn yn berthnasol dim ond os oes angen mwy o amser arnom i ystyried y dadleuon er budd y cyhoedd. Dyma’r unig amser y gellir ymestyn y dyddiad cau statudol o 20 diwrnod gwaith heb i’r ymateb gael ei drin fel ateb hwyr.

Os bydd angen i ni ymestyn y dyddiad cau, byddwn ni’n ysgrifennu atoch cyn y dyddiad ymateb gwreiddiol i’ch hysbysu o hyn.

Apelio yn erbyn ymateb Rhyddid Gwybodaeth

Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y mae’r ASB wedi delio â’ch cais rhyddid gwybodaeth, gallwch ofyn am adolygiad mewnol cyn pen dau fis calendr i’r llythyr ymateb. Dylech ysgrifennu at y Tîm Rhyddid Gwybodaeth.

Gellir cysylltu â’r Cydlynydd Cwynion trwy anfon e-bost i information.governance@food.gov.uk neu drwy’r post:

Y Tîm Rhyddid Gwybodaeth
Asiantaeth Safonau Bwyd/Food Standards Agency
Foss House
1-2 Peasholme Green
York
YO1 7PR

Os nad ydych yn fodlon ar ganlyniad yr adolygiad mewnol, gallwch wedyn wneud cais yn uniongyrchol i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am benderfyniad. Bydd yr ICO yn ymchwilio i’r achos ac yn penderfynu a ymdriniwyd â’ch cais am wybodaeth yn unol â gofynion y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Yn gyffredinol, ni fydd yr ICO yn ymchwilio i achos oni bai eich bod wedi dilyn y weithdrefn adolygu fewnol a ddarperir gan yr ASB. 

Gellir cysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar-lein drwy www.ico.gov.uk neu drwy’r post: 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF 

Sut rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol

Bydd y Tîm Rhyddid Gwybodaeth yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i gofnodi, ystyried ac ateb eich cais Rhyddid Gwybodaeth i’r ASB. Byddwn ni’n cysylltu â chydweithwyr yn fewnol (gan gynnwys y rhai sy’n cydgasglu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, ac unrhyw swyddfeydd eraill yr ASB sydd â diddordeb dilys yn yr ymateb) yn ogystal, o bryd i’w gilydd, â thrydydd partïon allanol y gallai fod angen ymgynghori â nhw am unrhyw ddatgeliad posibl. Ni fyddwn ni’n datgelu manylion personol wrth ymgynghori â thrydydd partïon. 

Os cyfeiriwch eich cais at yr ICO, ac yn dilyn hynny at y system dribiwnlys berthnasol, byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth yn ôl yr angen wrth ateb ymholiadau rheoliadol ac wrth wneud cyflwyniadau.

I gael rhagor o wybodaeth am sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, a’ch hawliau o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gweler ein hysbysiad preifatrwydd.

Cyhoeddi ymatebion

Mae ein setiau data yn rhestru rhai o’n hymatebion i geisiadau a wnaed o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac EIRs. Byddwn ni’n cyhoeddi gwybodaeth fel hyn lle rydym yn ystyried bod diddordeb cyhoeddus ehangach.

Mae’r penderfyniad hwn i gyhoeddi wedi’i lywio gan y meini prawf canlynol:

• os oes diddordeb cyhoeddus sylweddol yn yr wybodaeth, yn hytrach na diddordeb preifat
• os oes nifer o geisiadau wedi dod i law ar yr un pwnc neu bwnc tebyg
• os byddai cyhoeddi’n dangos sut rydym yn gwario arian
• os byddai cyhoeddi’n dangos sut rydym yn arfer ein swyddogaethau rheoleiddio ac yn gwneud penderfyniadau
• os byddai cyhoeddi’n llywio trafodaeth gyhoeddus

Wrth gyhoeddi ymatebion, byddwn ni’n dileu’r holl gyfeiriadau at wybodaeth bersonol lle bo angen er mwyn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU.